1. プロジェクトによっては、予防接種や渡航手続きに３カ月以上必要な地域がありますので、十分余裕 をもってお申し込みください。渡航手続きが簡単な地域の場合は、プロジェクト 開始２カ月前まで受け付けます。
   「よくある質問」（3カ月前以降でも申込みできますか）
   
2. 研究者がボランティアを受け入れる判断材料の一つですので、なるべく詳しく 記入してください。
   
3. 場合によって体力面などボランティアの安全を考え、プロジェクトの変更･見合わせをお願いすることが あります。
   
4. 申込書はアメリカ本部を経由して研究者に送られます。
   
5. 日付入力箇所（dd/mmm/yyyy） は、2011年8月1日の場合、01Aug2011　のように表記してください。
   
6. ２０歳未満の参加者は、申込書、健康証明書、免責承諾書に父母または保護者の参加承諾署名が必要です。

「健康証明書 （Health Form)」

1. 本証明書は日本の証明書と異なります。診察を受ける際は、医師にアースウォッチの活動を説明し、プロジェクトの作業内容をブリーフィングを見せて説明してください。内容のほとんどは問診 （自己申告）になります。
   「よくある質問」（健康証明書）
   
2. 現在の体力状況"Current level of physhical activity"については、研究者の ボランティア参加者情報の一つとなりますので、なるべく記入してください。駅までの徒歩往復 ２０分、週５日のご記入でも構いません。
   
3. ブリーフィング（解説書）に記されている予防接種は医師と相談のうえ接種してください。また、主なRecommendedの予防接種も受けることをお勧めします。どの調査も「破傷風」は必ず 受けてください。破傷風の予防接種は普通の総合病院や内科医院で受けられます。
   
4. 入国のビザ申請の際に黄熱病の予防接種証明が必要な国がありますので、旅行代理店、 医師または保健所にご相談ください。
   
5. マラリア、デング熱等、蚊を媒介とする病気の予防対策は、蚊に刺されない対策（蚊帳を つる・虫除けスプレー・長袖長ズボン着用）が第一です。流行している地域に行くときは、 予防薬の服用なども医師と相談してください。
   
6. 野外調査は厳しい自然条件下で行われるので、体力が要求されます。そのため健康証明書 提出後に参加を断わられることもありますので、健康証明書はプロジェクト開始２カ月前までには必ず提出してください。提出が遅れたために参加が認められなかった場合でも、予約金と手数料は返金できませんので、ご注意ください。
   
7. スキューバダイビングを行うプロジェクトに参加する場合、 健康証明書はスキューバダイビング用健康証明書を使用してください。総合病院または開業医 から診察を受ける際、（できればダイビングに詳しい）医師にアースウォッチの活動を説明して 診断を受けてください。その際、「スキューバダイビング用医学的審査のガイドライン」を見せ、 健康証明書に所見を記入してもらってください。

「免責承諾書 （Liability Release)」 　

1. 免責承諾書に記載された、アースウォッチのプロジェクトに参加する危険性、その危険に 対するアースウォッチの考え方、写真の権利と利用について、をよく理解したうえで免責を 承諾する署名をしてください。
   
2. アースウォッチの野外調査は、ツアーではありません。現地での傷害、けが、紛失や盗難 などに関するトラブルは全て自己の責任であり、それらにかかる一切の費用は自己負担となり ます。参加者は研究者またはその助手の指示にしたがって慎重に行動すると同時に自己管理に は充分注意してください。
   保険について
   
3. ２０歳未満の参加者は、「未成年用免責承諾書(Liability Release for under20)」に、ご自身と父母または保護者の署名を入れて提出してください。
   

「ウォータースキル （水関係への適応質問票)」

1. 参加するプロジェクトが海洋や河川など水のある場所で行われる場合は、フォーム１を、 シュノーケリングが含まれる場合はフォーム２を、ダイビングが含まれる場合は、フォーム３を提出してください。
   
2. ダイビングを行うプロジェクトでは、ダイビング保険への加入 が義務付けられています。保険に加入したことを証明する書類を添付してください。

「旅程表 （Travel Details)」

1. ブリーフィングに記されている集合場所までの旅程を記入してください。
   
2. 緊急連絡の場合に備え、集合日前日の宿泊場所の連絡先もしくは、持参する携帯電話の番号を必ず記入してください。
   
3. プロジェクト参加前後に旅行をされる方は、その旨を備考（Notes）欄に記入してください。

アースウォッチのプロジェクトへの参加費用は、研究分担金と呼ばれています。研究分担金には、探査に必要な用具や備品代などの他に、プロジェクト期間中のボランティアの宿泊費と食事代が含まれます。日本から集合場所までの航空運賃を含む往復の旅費や、期間中の観光などを含む個人の諸費用、傷害や疾病に関わる医療費などは含まれていません。予約金の３万円は、プロジェクト参加確認書に添付の請求書発行日より７日以内、残金はプロジェクト開始２カ月前までに、請求書の指示にしたがってお支払いください。予約金と残金の入金が期日以内に確認できないと、参加が取消される場合がありますので、ご注意ください。なお、為替の急激な変動があった場合は、分担金が変更される可能性がありますので、参加前にご確認ください。所定の期日までに分担金が支払われない場合は、プロジェクト参加を取消したものとみなします。この場合は取消料と同額の違約料をお支払いいただきます。

研究分担金の用途
５７%＝研究者によるプロジェクト運営費（プロジェクト参加中のボランティアの食費、滞在費、移動費をはじめ、調査機材費、レンタル費、生活必需品、料理人やドライバー費用など）
２０%＝アースウォッチ事務局におけるリスク対応費用（政治紛争や気候・天候に対するリスク管理費、プロジェクト実施中の健康と安全維持にかかわる施策運用費、２４時間緊急対応費、研究者に対するリスク管理講習費用）
２０%＝アースウォッチ事務局における広報およびボランティア対応費用（エクスペディションガイドブック編集・作成費用、ウェブサイト広報費用、申込書の精査および受付、ブリーフィング送付など参加に必要な準備のための費用）
３%＝傷害および救難に関わる保険料およびカーボンオフセット費用
アースウォッチはこの研究分担金をできる限り抑えるために、企業、基金などからの寄付金獲得に常に努力しています。